基于互动式档案信息服务模式的数字档案馆建设

发布时间:2020-05-26 09:26:56

导语:随着社会需求的日益变化,数字档案馆的竞争环境更加复杂,以用户为中心的互动式档案信息服务建设将是未来关注的重点。

随着信息技术和Web2.0交互式服务的发展,数字档案馆建设在关注技术运用与模型构建、资源建设的同时进一步强调用户交互建设与信息资源服务,互动式档案信息服务模式应运而生。纵观国内外相关研究,数字档案馆是国内外研究的重点,而在互动式档案信息服务方面,国外的研究更加丰富。随着社会需求的日益变化,数字档案馆的竞争环境更加复杂,以用户为中心的互动式档案信息服务建设将是未来关注的重点。国外学者对数字档案馆的研究主题集中于专题数字档案馆建设、数字档案馆系统建设、数字档案馆资源研究等方面。美国、英国、加拿大和澳大利亚4国数字档案馆建设起步较早,在资源建设、资源服务、信息安全和用户交互等互动式服务建设方面具有较高的参考与研究价值。因此,本文从资源建设、资源服务、信息安全和用户交互4个方面入手,对美国、英国、加拿大和澳大利亚4国的国家档案馆互动式档案信息服务建设进行对比分析,并基于此提出应采取扩大馆藏资源丰富性、提高检索服务便捷性、加强版权隐私监管度和加强交互服务人性化管理4项措施,以期为我国数字档案馆建设带来启示。

互动式档案信息服务模式下的数字档案馆建设的现状

(一)资源建设

美国国家档案馆、英国国家档案馆、加拿大国家图书档案馆和澳大利亚国家档案馆馆藏资源丰富。

在栏目版块建设方面,一般分为4至5个一级栏目,内容主要涉及馆藏介绍、访问参观、公众服务和特色资源介绍等,涵盖了数字档案馆建设的重点方面,用户可根据需求直接进入相应的版块窗口;在资源内容方面,主要涵盖国家建设、人文历史、军事战争和经济贸易等方面,档案馆从教育资源和活动资源两方面进行资源整合,结合公众需求,形成满足师生群体和用户群体的课程内容以及“线上”“线下”活动,进一步增强公众对档案的认识与了解;在档案资源形式方面,包括文本、图像、音频、视频等形式,多以文本和声像档案素材为主,强调对重要历史事件、关键人物、特色项目和档案活动等内容的简介,多采用文字介绍、图片介绍、视频参考、文字配图片介绍等形式。

(二)资源服务

资源服务是档案机构向用户提供的有关档案信息的服务,在数字档案馆建设中,资源服务主要体现为专题资源服务和检索查询服务两方面。

专题档案展现了一个国家的特色资源,是对某一主题档案资源系统进行整合后的产物。美国国家档案馆收录了空军、陆军、海军陆战队、海军和海岸警卫队等军队档案,并设置了军事档案版块与退伍军人家谱档案,内容丰富,记载详细具体,为公众了解军事专题和研究军事档案提供了重要素材。加拿大国家图书档案馆与澳大利亚国家档案馆设置了家谱和家族档案,包含人口普查、移民、土地登记等内容,公众可使用地点、名称等关键词进行查询。此外,英国国家档案馆与美国国家档案馆通过资源整合形成了多样化的教育资源。如,英国国家档案馆在“教育”栏目中将档案资源按时间划分为8个阶段,包括193个主题,含168个课堂资源和25个授课资源。这些档案资源可作为教学课程和在线资源直接在课堂上使用,为教学研究提供了丰富的素材,使师生可以充分利用档案开展学习和研究。

检索查询是公众快速查找所需档案资源的重要工具,提升检索窗口的便捷性与检索结果的查准率、查全率是资源建设的重要部分。4个档案馆均设置了“一站式”检索、个性化检索、基本检索和高级检索服务,建设情况各具特色。在“一站式”检索方面,4个档案馆的“一站式”检索窗口均设置于档案馆网站首页,用户可直接在检索框中输入关键词进行查询,“一站式”检索简捷方便,具有直接性与便捷性。在个性化检索方面,4个档案馆均设置了A—Z首字母检索,将所有资源按名称首字母进行排序。此外,在受众对象分类检索方面,美国国家档案馆按照公民、联邦工作人员、学者、国会人员等进行划分,英国国家档案馆按照教师、学生和特殊教育人士进行划分,加拿大国家图书档案馆将资源按照传记、数据库、数字化、电子收藏、专题指南和虚拟展览几大类进行划分,分类清晰,检索便捷。在基本检索与高级检索中,各国也略有不同。例如,美国国家档案馆仅有单一检索框,英国国家档案馆、加拿大国家图书档案馆和澳大利亚国家档案馆除检索框外还设置了一至两个筛选项;在高级检索中,英国国家档案馆和加拿大国家图书档案馆将检索词分为“所有词”“精确词”“含有词”3种,澳大利亚国家档案馆还提供了“名字检索”“图片检索”两种方式用于家族档案与声像档案的查询,与专题研究相关联。

(三)信息安全

不同于图书、报纸等出版物,档案具有保密性与特殊性,因此在数字档案馆建设中,在档案的开放、下载以及利用环节都需要注意版权保护与权限管理。美国国家档案馆、英国国家档案馆、加拿大国家图书档案馆和澳大利亚国家档案馆在建设中均具有较强的信息安全维护意识。在数字档案馆建设过程中,4个档案馆均设置了隐私声明和版权声明,用户访问特定馆藏时需要进行账户登录,访问过程中也会记录保存用户访问的浏览器和操作类型、访问时间、IP地址、搜索术语等。澳大利亚国家档案馆在隐私声明中还对档案馆藏进行特别强调,声明档案需要根据相关档案法进行管理,非允许情况下只能查询部分网站上已公开的档案资源,并记录账号等访问信息。

(四)用户交互

数字档案馆在Web2.0与社交媒体发展背景下更加强调社会公众的参与及反馈,一方面可以充分了解社会公众对档案信息化建设的需求,提升社会公众对档案信息化建设的认同感与参与度,另一方面可以推动档案部门及时地改善数字档案馆建设,以更好地满足社会需要。

美国国家档案馆、英国国家档案馆、加拿大国家图书档案馆和澳大利亚国家档案馆考虑到用户交互的需求,在档案馆建设中设置了“联系”和“反馈”栏目,用户可在相应界面提出对档案馆建设的意见。此外,4个档案馆还提供了馆址、开放时间、电话、邮箱、博客等联系方式,用户可通过相应途径进行参观预约和需求反馈。

此外,4个档案馆充分利用社交媒体与用户进行“线上”实时互动。通过社交平台,用户可及时了解档案馆的最新信息,远程浏览相关档案素材并进行评论。其中,美国国家档案馆社交媒体互动建设发展较好,共关联了184个社交平台进行用户反馈和信息推送,具有较强的互动性与交流性。

互动式档案信息服务模式下数字档案馆建设的启示

(一)深入挖掘资源,提高内容丰富性

丰富的档案资源是多元化建设的基础,加大档案资源整合力度对于挖掘档案的知识价值、提升档案资源的多样性具有重要意义。4国的国家档案馆对其丰富的馆藏资源进行了大量整合归纳,利用信息化技术对档案资源进行数字化开发,内容涵盖了战争、帝国历史、人文社会、信息标准等不同主题,档案资源丰富,服务内容多样。

因此,应加大对不同类型档案资源的整合与开发力度。一方面,要整合与归纳已公开或超过保密期限可公开且待开发的档案资源,增加可利用档案资源的丰富度,充分发挥档案的知识价值、历史价值和教育价值。另一方面,应增强对目前已开发档案资源的整合力度,将档案资源与数字档案馆建设结合起来,按照相应的版块和专题对档案资源进行归纳整理,使档案资源不只停留于展览展示层面,还能形成多种专题或活动项目。如,英国国家档案馆的“教育”栏目建设以及加拿大国家图书档案馆和澳大利亚国家档案馆的家庭档案专题,既能加深对数字档案资源的研究,使公众可以在浏览档案资源的同时增加对档案凭证价值、历史价值的认识,又能促进公众对档案资源的利用。

(二)完善检索机制,提升查询便捷性

检索是数字档案馆建设的重要部分,检索途径设置的完善性影响了用户在线获取数字资源以及馆藏档案的准确性与便捷性。美国国家档案馆、英国国家档案馆、加拿大国家图书档案馆和澳大利亚国家档案馆充分运用“一站式”检索、个性化检索、基本检索、高级检索等方式,为用户提供了便捷高效的检索途径,其建设经验具有借鉴意义与研究意义。

因此,应进一步完善数字档案馆中检索查询功能的建设,一方面提高检索信息的准确度、查准率,另一方面建立多样的检索途径和检索方式。用户需求不同,检索方式也有差异。要针对不同受众整合相应的档案资源,使公众可以根据自身需求进行查询,增强信息资源服务的针对性,使其更加人性化。在高级检索中,也应采用多种检索项,如关键词、文件号、卷号、日期等,降低检索门槛,提高检索的受众范围。此外,还可建立检索反馈机制,及时了解用户对检索平台的使用感受,使数字档案馆建设更大程度地满足用户需求。

(三)注重隐私声明,加强版权监管度

数字档案馆建设十分注重信息安全与内容安全,防止保密信息的泄露和版权的窃取等。档案资源公开与版权保护间的平衡关系是近年来数字档案馆建设中的热点问题,一方面,档案资源具有一定的隐私性,作为原始记录具有巨大的凭证价值,且在数字化建设过程中,数据的真实性与完整性容易受到影响;另一方面,档案作为文化资源的重要组成部分,具有开放利用的需要。美国国家档案馆、英国国家档案馆、加拿大国家图书档案馆和澳大利亚国家档案馆均具有较好的版权意识与信息维护意识,设置了登记入口,并对访客信息进行管理,一定程度上降低甚至规避了信息窃取或泄露的风险。

档案部门应进一步加强对档案馆藏版权的维护意识,一方面加强账户登录端的管理,对重要的档案加以管理,确保登录后才能借阅、下载和进行实体借阅;另一方面加强对档案素材转载、下载、复印的管理,严格按照档案馆要求进行相关服务。此外,还应加强对版权隐私的声明,严惩窃取信息或恶意篡改信息的行为,加强信息安全管理。

(四)增强用户交互,提升资源性

档案资源整合、编研与开发利用的主要目的在于更好地满足社会公众的档案需求。因此,在数字档案馆建设和档案信息资源开发工作中应充分了解用户需求与反馈信息。

在数字档案馆建设中,应加大用户反馈机制建设,如设立在线反馈、邮箱留言等功能,充分了解用户需求,使数字档案馆建设更好地满足社会公众需求。其次,应提升数字档案馆对社会公众的吸引力,充分利用社交媒体推出公众感兴趣的档案内容,如美国国家档案馆、英国国家档案馆利用推特等社交平台档案内容,让公众快速了解档案信息,并与相关档案机构管理人员通过社交平台进行交流咨询。此外,应丰富数字档案馆资源建设形式,可采用暑期项目活动、“线上”“线下”主题交流等形式,增强用户对档案资源的认识以及对档案资源建设的参与度,增强用户的交互性,扩大资源的范围。

数字档案馆将传统的档案资源形成的数字资源以及原生数字资源相整合并加以平台化建设,大大改善了传统档案馆背景下档案整理与开发利用方面的不足,并进一步结合Web2.0背景实现了用户互动性服务,满足了用户在线查档、在线预约、资源挖掘、专题建设研究等方面的需求。目前,数字档案馆建设研究日益向智能化方向发展,对档案内容资源、检索查询、信息安全以及用户交互的要求也进一步提高。在未来的数字档案馆建设中,我国档案工作者应结合我国国情、借鉴不同国家建设经验,使数字档案馆建设更加完备,并能在智能化与信息化建设浪潮中稳步推进。

 

    原载于《中国档案报》2020年5月7日 总第3521期 第三版


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