建设满足人民群众利用需求的数字档案馆

发布时间:2020-07-27 09:30:25

导语:数字档案馆建设工作是我国档案管理工作的重要组成部分,也是未来档案管理模式转型的关键。

数字档案馆是各级各类档案馆运用现代信息技术对电子档案及其他数字资源进行采集、存储、管理,并通过各种网络平台提供服务利用的新型档案信息管理集成系统。21世纪初,我国档案部门提出了数字档案馆建设的目标,经过近20年的发展,数字档案馆已经成为现阶段档案馆的发展方向。目前,我国数字档案馆建设虽然已经取得了一些成绩,但仍存在着“重馆藏,轻利用”的问题。随着时代的发展,人民群众越发关注与自身利益密切相关的档案信息,社会民生档案信息需求逐渐增长,现有数字档案馆已经无法满足人民群众的在线查档利用需求。

2005年,国家档案局明确提出要建立一批数字档案馆。随后,国家档案局制定了一系列相关标准,为数字档案馆建设提供了规范保障。2013年,国家档案局召开数字档案馆建设推进会,提出要用15年左右的时间,建成以数字资源为基础、安全管理为保障、远程利用为目标的数字档案馆体系。经过全国各级档案部门的不懈努力,广大档案工作者围绕数字档案资源建设、安全管理、档案信息利用等做了大量的工作,取得了不错的成效。截至2018年底,全国馆藏电子档案总量达127.7万GB,馆藏档案数字化副本总量达1556.4万GB。2019年底,全国已有34家单位的数字档案馆系统通过了国家示范数字档案馆测试。

进入新时代,我国社会主要矛盾转化为人民日益增长的美好生活需要和不平衡不充分的发展之间的矛盾,不断满足人民群众日益增长的档案信息需求也逐步成为档案工作的根本出发点。我国大部分已建成的数字档案馆很少提供远程在线查档服务,一般都是查档群众到各地档案馆现场进行查档,数字档案馆的服务功能还没有被充分开发出来,数字档案馆的档案利用工作还需要进一步完善。

档案部门要积极转变思维,摆脱“重馆藏、轻利用”的传统观念,树立新时代档案服务观。近年来,我国数字档案馆建设已取得不错成效,档案数字化、基础设施建设成绩显著,档案部门工作重心要逐步转向档案资源的共享与服务。而建设数字档案馆的目的也是为了人民群众不受时空限制利用所需档案信息。档案部门要积极推动档案资源体系建设、逐步完善数字档案馆各项功能,并立足当下,尽快推动具备条件的馆藏资源上网,主动为人民群众提供远程查档利用服务。今年受新冠肺炎疫情影响,多地政府部门将大量线下办理的业务转移到网上,这些线上服务在筑起疫情防线的同时,也进一步推动了我国电子政务的发展。档案部门要抓住时机,主动作为,以人民群众需求为中心,全力推进在线查档工作的开展。

档案部门要把为人民服务摆在首位,从馆藏档案资源中挖掘人民群众最迫切的查档需求,进一步推动档案开放工作。我国大部分数字档案馆在建设初期,就高度重视馆藏档案资源体系建设。当前,馆藏档案资源体系建设还存在两个问题。一是大部分档案信息资源以目录为主,档案目录无法全面准确描述档案内文具体信息,单纯依靠数字化原文(一般以图片和PDF为主)著录和索引,所发挥的检索功能始终有限,这就需要档案部门不断加大数字档案资源挖掘力度,运用大数据技术对大量数字档案资源进行分析和挖掘,不断满足用户的档案信息需求,提高档案服务质量和服务水平。二是数字档案馆主要面向档案系统内部开放,已建成的数字档案馆大多只在内网运行,只有档案系统内的工作人员用专业的检索方式才能搜索到数字档案资源。档案资源要为民所用,档案部门必须进一步加大开放力度和开放范围。

档案部门要充分利用信息技术,开辟新的服务渠道。当前,我国大部分数字档案馆只能提供单向的档案信息服务,其服务手段只是对传统服务手段的简单升级,忽略了档案馆与用户的双向沟通交流,缺乏用户反馈机制。随着信息技术的发展,档案部门要进一步优化和用户的互动模式,及时和用户在线沟通,解决用户在档案利用过程中遇到的各种问题,降低用户检索和获取档案信息的难度;要借助大数据等技术对用户访问行为、习惯、偏好和特点等进行挖掘,获取用户需求、兴趣、习惯等信息,逐步完善档案利用服务;要在相关技术支撑下,积极使用微信公众号、APP等,向用户推荐最新的档案热点信息,增强用户黏性;要推动虚拟现实、三维立体、全息投影等技术手段与数字档案馆的深度融合,丰富馆藏档案的呈现形式,给用户全新的沉浸式体验感。

数字档案馆建设工作是我国档案管理工作的重要组成部分,也是未来档案管理模式转型的关键。档案工作者要充分认识数字档案馆建设存在的问题和不足,加大研究和应用新一代信息技术,以人民群众的需求为导向,开展数字档案馆建设和在线查档服务工作,让数字档案馆真正成为服务人民群众的档案馆,推动实现人民群众查阅档案“一次都不用跑”。

 

    原载于《中国档案报》2020年7月23日 总第3554期 第三版


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