如何建设智慧档案馆

发布时间:2020-08-20 08:59:17

导语:如何把传统档案馆建成符合时代要求、满足人们精神需要的智慧档案馆,是互联网大数据时代发展的重要课题。

档案馆是人类文化的宝库、精神文明建设的重要基地。如何把传统档案馆建成符合时代要求、满足人们精神需要的智慧档案馆,是互联网大数据时代发展的重要课题。

智慧档案馆的“智”与“慧”

智慧档案馆是基于“物联网”“云计算”等新技术构建的智能管理多元化档案资源、具有感知与处置档案信息能力并提供档案信息泛在服务的新型虚拟档案馆。

智慧档案馆的管理对象为多元化的档案资源。多元化的档案资源包括馆藏传统档案和新型档案的内容信息与载体信息,如原生的电子档案、档案数字化成果、档案目录数据库、档案载体信息库等,以及档案馆采取各类技术手段管理档案资源的管理信息,如档案馆楼宇智慧管理信息等。其中,仅涉及第一类信息的智慧档案馆,我们可以称之为狭义智慧档案馆,涉及全部信息的档案馆则可称为广义智慧档案馆。

与数字档案馆相比,智慧档案馆更具档案信息感知与协同处置的功能。智慧档案馆综合运用先进的物联网技术、云计算技术和自动控制技术,构建一个感知并根据预设方案和案例经验等自动处置档案内容信息、载体信息和管理信息的档案综合管理和控制体系,以提高档案管理与档案馆运行的效率和服务水平。但是,仅仅使用物联网、云计算等新技术的档案馆并不是真正的智慧档案馆。真正的智慧档案馆应该是充分运用各类技术手段,对档案资源管理与开发、档案馆运行等各类信息进行感知、挖掘,经综合分析和提炼萃取形成智慧信息,并将其应用于决策、管理和服务。从某种意义上讲,智慧档案馆的“智”可以概括为智能地感知信息,“慧”可以概括为聪明地应对与处置信息。

与数字档案馆相比,智慧档案馆的服务范围因使用移动服务技术而更为广泛。采用有线宽带技术和无线宽带技术,使智慧档案馆成为宽带档案馆和无线档案馆,在档案馆内将实现档案信息感知与服务的泛在化;并通过三网融合的互联网、移动通信网络等服务平台,实现城乡档案信息利用服务的全覆盖。智慧档案馆能够在数字档案馆的基础之上,通过各类采集终端和各类有线、无线宽带网络技术,实现物联网、互联网和移动互联网等网络互联,随时采集环境信息、物体动态信息,增强智慧档案馆信息获取、实时反馈和随时随地智能服务的能力,充分发掘数字档案的资源优势,运用新的信息技术和通信技术手段感知、分析、整合档案资源和档案馆运行的信息,从而对于包括档案收集、管理、利用、存储、监督等活动在内的各种需求做出智能响应和智慧支持,为档案馆中物与物、人与物、人与人的全面互联、互通、互动提供基础条件,为档案管理和信息开发创造更美好的前景。

智慧档案馆不仅是档案资源管理与开发的平台,也是智慧城市的重要组成部分,在智慧城市体系建设中发挥极为广泛的作用。对社会事业与公共服务信息化而言,智慧档案馆能够以市民和社会组织需求为导向,发挥多元化档案信息资源的服务作用,建立广覆盖、多途径、多样化的档案信息服务体系,让市民和社会组织享受到档案信息化带来的智慧服务和个性化服务。对电子政务而言,智慧档案馆以方便公众办事、提高工作效率为出发点,为党政机关和基层组织提供智慧化的档案信息共享支撑平台,促进公共事务的协同办理,进一步提高公共服务的便捷性。

智慧档案馆建立的几个关键点

让档案馆“智慧”起来的关键在于突破数字档案馆档案信息收管存用的理念、范围和模式,建立集“资源多元、全面感知、综合处置、双模存储、泛在应用”于一体的档案及档案馆管理与运营综合支撑平台。

一、资源多元。档案资源是智慧档案馆的信息基础。智慧档案馆的信息资源主要由以下内容构成:由原生电子档案、档案数字化成果、经济社会运行及管理信息的归档数据库等构成的档案内容信息资源,由档案目录、档案索引等构成的档案管理信息资源,基于RFID(射频识别)技术的档案实体信息资源,由媒体信息、网站信息、非物质文化信息等构成的城乡记忆资源,由用户信息、档案利用信息、档案数据挖掘信息等构成的档案应用信息资源,由供电信息、温湿度信息、安保信息等构成的档案馆楼宇管理信息资源。这些资源既可以让用户感知和获取档案内容信息,满足利用需求;也可以让管理者感知和获取档案管理信息,协同处理档案业务工作。

二、全面感知。感知是智慧管理第一要求。对智慧档案馆而言,需要通过管理策略和相应的技术手段,将档案实体、档案内容、档案管理信息与互联网联系起来,进行信息交换和通讯,实现对档案实体、档案内容、档案管理状况的感知。对档案实体的感知主要通过射频识别技术实现,以智能化识别、定位、跟踪、监控和管理档案实体;对档案内容的感知,主要通过智能化的数据挖掘技术实现,以智能化识别、抽取、整合和应用档案信息;对档案管理状况的感知,主要通过楼宇智能管理技术实现,以智能化监测、评价和处置档案管理状态。

三、综合处置。智慧档案馆的智慧之处,在于具备构筑在信息基础之上的应对与处置机制。对档案信息利用需求的应对与处置,将通过档案信息需求特征解析平台和档案利用知识管理、经验管理等支持平台,建立档案信息利用模型,对感知信息进行内容相关性评价、利用政策容许度评价、利用方式和途径合理性评价,进一步提高档案信息利用的查准率、查全率。对档案管理业务工作需求的应对与处置,将通过档案实体与内容信息、档案实体信息与楼宇管理信息的综合分析,及时反映档案管理状况,评价档案业务工作与业务标准的吻合指数,提示档案管理和档案馆运行管理风险,提出跨部门协作管理的处置策略和考核指标,为档案管理者提供指针式判断界面和菜单式处置方案建议,使其科学开展档案业务工作,改善档案管理的运行效率提供可视化的、可量化的数据支撑和智慧支持,实现档案实体、档案信息、档案管理环境的一体化管理和交互式管理。

四、双模存储。智慧档案馆离不开海量数据的运算和存储。对智慧档案馆而言,解决海量数据带来的一系列问题,云计算不是唯一的途径,但是不可或缺的途径。一些档案信息具有安全保密等特殊属性,决定了智慧档案馆必须拥有属于自己的、独立的数据计算和存储能力。因此,构建智慧档案馆必须配备满足业务工作需要的服务器和存储设备。但是,海量数据处理存储压力和已有潜在用户的利用需求特点,又决定了智慧档案馆必须采用云计算和云存储技术。因此,智慧档案馆的数据运算和存储将采用“自有”和“云”双模模式。未来,智慧档案馆将不仅运行于“社会云”之中,还将运行于档案行业的“档案云”之中。

五、泛在应用。智慧档案馆的服务领域将随着技术的发展而进一步扩大。除了继续完善现有信息发布利用平台外,将跟进移动服务技术,建立移动数字信息查阅服务中心,通过无线网络和手机等终端设备,实现档案信息服务移动化。同时,应适应三网融合的新形势,将档案信息服务纳入三网融合新的信息服务体系,将信息共享平台延伸至新的终端设备。通过构建档案智慧收集、智慧管理、智慧服务、智慧保护、智慧监督平台,实现档案资源的高度智能化管理和开发利用,为将来全面建设智慧档案馆打下基础。

建设智慧档案馆既是一个长期的过程,也是一项复杂的工作,同时面临着信息资源整合、信息安全等诸多技术与非技术问题,需要政策支持、法律规范和顶层设计,以促进智慧档案馆的健康发展。

 

    原载于《中国档案报》202086日 总第3560期 第三版


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